Meeting Overload

Besprechungen als Produktivitätskiller

veröffentlicht am 19. April 2023

Spätestens seit Beginn der Pandemie erleben viele Menschen am Arbeitsplatz einen sogenannten „Meeting-Overload“. Durch die räumliche Distanz ist der Bedarf an Online- bzw. Hybridbesprechun- gen im Vergleich zu anderen Tätigkeiten am Arbeitsplatz gestiegen. Auch wenn vieles nötig ist, um die Zusammenarbeit zu gewährleisten, so ist es nach wie vor ratsam, das Ausmaß von Besprechun- gen kritisch zu hinterfragen.

Bereits 2017 schätzten die Befragten einer US-Studie rund 83 Prozent ihrer Meetings als unproduktiv ein bzw. als „Nummer-eins-Produktivitätskiller“. Welche psychologischen Phänomene stecken hinter dieser unerfreulichen Entwicklung und an einem übervollen Terminkalender? Ein Artikel der Harvard Business Review liefert dazu drei wesentliche Aspekte:

FOMO (Fear of Missing Out) – Die Angst etwas zu verpassen

Diese Angst ist sehr eng mit Glaubenssätzen verbunden, wie etwa dem Ideal einer „optimalen Arbeitskraft“. Dies führt dazu, dass man sich in der Regel unbehaglich fühlt, wenn man ein Meeting auslässt. Man ist verleitet zu denken, dass Anwesenheit ein Ausdruck von Produktivität und Motivation ist. Häufig bestätigen Führungskräfte diese Annahme. Organisatoren von Meetings machen diese Angst ebenfalls in Form von übermäßig langen Teilnehmerlisten sichtbar, vergleichbar mit dem oft zu in- tensiv genutzten CC-Setzen bei E-Mails.

Man ist verleitet zu denken, dass Anwesenheit ein Ausdruck von Produktivität und Motivation ist.

Der Mere Urgency-Effekt und pluralistische Ignoranz

Der Mere Urgency-Effekt beschreibt, dass Dinge, die dringlich erscheinen, mehr Fokus und Aufmerksamkeit bekommen als jene, die wirklich bedeutend sind. Somit ist die Dringlichkeit eines Calls oder Jour-Fixe immer auch nach dessen Sinn zu hinterfragen. In diesem Zusammenhang kommt es auch vor, dass Teilnehmende an Meetings oft nicht nachvollziehen können, warum sie zum Einladungskreis gehoren. Doch man behält den Gedanken für sich, möchte nicht auffallen und glaubt, man wäre alleine mit seinem Gefühl, da auch sonst niemand reagiert bzw. die Situation offen hinterfragt. Dieses Phänomen bezeichnet man als pluralistische Ignoranz.

Selbstzentrierte Dringlichkeit

Unter Stress hat man schnell das Gefühl, sofort eine bestimmte Information, einen Austausch zu benötigen. Pläne für ein Meeting orientieren sich am eigenen Wochenplan. Der Mensch neigt dazu, seine eigenen Interessen ganz vorne anzustellen. Dadurch werden Opportunitätskosten, d.h. der verlorene Nutzen einer anderen Handlungsmöglichkeit, oftmals vernachlässigt: Im Falle von unproduktiven Calls und Besprechungen kann dies zu Verlust von Zeit und Geld führen.

Was kann ich konkret gegen einen Meeting-Overload tun?

  • Planen Sie nie ein Meeting ohne konkrete Agenda.


  • Geben Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewusst die Möglichkeit, vorab ihre Bei- träge und Meinungen für die Themen bekanntzugeben, um Zeit zu sparen.


  • Überlegen Sie, welche Perso- nen unbedingt dabei sein müssen und welche optional.


  • Berücksichtigen Sie auch die Meinung der Abwesenden.


  • Überlegen Sie, ob der Zeitpunkt des Meetings für den gesamten Teilnehmerkreis sinnvoll ist.


  • Sprechen Sie offen die Möglichkeit an, Meeting-Teilnahmen begründet abzusagen.


  • Vermitteln Sie, dass es nicht sinnvoll ist, an Meetings teilzunehmen, wenn man das Gefühl hat, fehl am Platz zu sein.


  • Installieren Sie für sich und Ihr Team Meeting-freie Zeiten, um konzentriertes Arbeiten zu er- möglichen.


  • Installieren Sie die Kultur, regelmäßig geplante Besprechungen nach Bedarf auch ausfallen zu lassen oder früher zu beenden.



Hier finden Sie den gesamten Artikel des Harvard Business Review: https://hbr.org/2021/11/the-psychology-behind-meeting-overload